7 powodów dlaczego Twoja informacja prasowa złamała mi serce

To, jak napisałeś informację prasową złamało mi serce. Nie chodzi tyle o treść, ile o formę (długość, język i styl).

1. Twoja informacja jest za długa.

Każdą ciekawą informację można streścić w kilku zwartych akapitach. Jeśli nie można, to znaczy, że nie warto jej pisać.

Jeżeli nie wiesz co powiedzieć w pierwszym zdaniu, wyobraź sobie, że w ostatniej chwili wbiegasz na peron z ważną i pilną wiadomością. Pociąg powoli rusza. Masz mało czasu. Co krzykniesz ciotce, która stoi w oknie wagonu?

2. Tytuł jest niejasny.

Tytuł powinien być zrozumiały i ciekawy. Powinien zachęcać do przeczytania całej informacji. Ale bez przesady. Proste i rzeczowe stwierdzenie streszczające temat informacji jest bardziej skuteczne od "inteligentnego" tytułu, który robi dobre wrażenie, ale nic nie mówi dziennikarzowi o treści informacji.

3. W pierwszym zdaniu jest nazwa Twojej firmy.

Dziennikarzy nie interesuje Twoja firma, organizacja czy instytucja. Interesują ich ciekawe tematy.

Jeżeli nie masz ważnego powodu, na przykład jako producent margaryny stwierdzasz, że masło jest zdrowsze od margaryny (wiem, że to mało prawdopodobne, ale chodzi o przykład), skup się na temacie – nazwa firmy powinna być na drugim planie.

Co się stało z terminem napisania artykułu

''Tylko nie przekrocz terminu... Musisz to zrobić przed terminem... Pamiętaj o terminie!''

Który dziennikarz nie słyszał tego od redaktora prowadzącego wydanie sto tysięcy razy?

Artykuł napisany po terminie oddania gazety do druku był nieważny – bo nikt go nie przeczytał.

Portale internetowe i media społecznościowe zmieniły tradycyjne myślenie o terminie w pracy redakcji.

Dziś ludzie wykorzystują tablety i smartfony nie tylko do odbierania wiadomości e-mail czy SMS-ów, ale również poznają dzięki nim najnowsze informacje prasowe, wyniki sportowe, plotki o celebrytach oraz dane o pogodzie i warunkach podróży.

5 pytań zanim coś napiszesz

Chcesz przekazać czytelnikowi maksimum informacji w najkrótszym czasie?

Przed napisaniem pierwszego słowa zadaj sobie pięć pytań:

1. Kim jest mój czytelnik?

Klienci. Pracownicy. Inwestorzy. Dziennikarze. Politycy. Znajomi na Facebooku. Każda z tych grup ma inne potrzeby i inną wiedzę.

Chcesz dotrzeć do różnych grup? Może trzeba przygotować kilka wersji tekstu.

2. Kto nie musi tego przeczytać?

Jaki jest największy błąd wielu autorów? Piszą głównie dla jednej z dwóch grup, które się zupełnie nie liczą. Pierwsza to sam autor (sic!), druga to osoba, które zleciła napisanie tekstu (prezes, szef marketingu, kierownik działu PR).

Ponieważ często traktujemy tę drugą osobę częściowo jako klienta, częściowo jako szefa, wolimy się podlizać niż rzeczowo i krytycznie doradzić – co zwykle prowadzi do autocenzury.

7 wyróżników informacji

Kto decyduje o tym, która informacja nadaje się do publikacji? Czytelnicy? Reporter? Praktyk PR? Żadna z tych osób. Ta decyzja należy do redaktora wydania.

Oczywiście możesz przekonywać reportera, że Twoja informacja będzie przebojem, ale jeżeli jemu nie uda się przekonać redaktora wydania, to nie pomogą największe zaklęcia.

Wydawcy uważają, że informację wyróżniają następujące cechy:

1. Wpływ

Informacja wyzwala emocje i wpływa na opinie, nastawienie i zachowanie ludzi. Pijany dróżnik może spowodować tragedię. Pijany wędkarz nad brzegiem jeziora raczej nie.

Kto pierwszy, ten... może poczekać

Co robić kiedy nagle znajdziesz się w centrum kryzysu i jesteś bombardowany telefonami z redakcji prasowych, telewizyjnych i radiowych?

Polityka *kto_pierwszy_ten_lepszy* sprawdza się w barach szybkiej obsługi, ale jest nie do przyjęcia w zarządzaniu komunikacją kryzysową.

Niestety, wiele firm zgadza się na udzielanie wywiadów w takiej kolejności w jakiej zgłaszają się kolejni dziennikarze PRZED przygotowaniem i wysłaniem pierwszego przekazu dla mediów.

W efekcie to dziennikarze decydują co jest najważniejsze i wybierają z każdego wywiadu najsmaczniejsze fragmenty. Co więcej, najbardziej wpływowe media czują się pomijane, bo muszą stać w kolejce jak mniejsze redakcje.

Pierwszy komunikat

Pierwszy komunikat nie musi być długi. Nie musi wyjaśniać wszystkich okoliczności eksplozji, wypadku lub katastrofy. Musi natomiast zawierać trzy elementy: 1. troskę o poszkodowanych, 2. podstawowe fakty, 3. opis działań zmierzających do usunięcia skutków.

Alternatywa dla informacji prasowej

Informacja prasowa uważana jest od lat za konia pociągowego PR. Ale to nie znaczy, że w zaprzęgu nie ma miejsca dla innych wierzchowców.

Kiedy nie masz przebojowego tematu, możesz spróbować kontaktu z mediami za pomocą innych materiałów.

1. Artykuł, komentarz lub własna rubryka

Pisz i wysyłaj artykuły, aby poprawić wizerunek i utrzymać opinię eksperta. Takie publikacje budują zaufanie do Twojej wiedzy i fachowości. Warto to uwzględniać w Twoim programie PR.

Spójrz na publikacje, które czytasz i szanujesz i sprawdź czy mają miejsce na artykuły pisane przez zewnętrznych autorów. Skoncentruj się na gazetach, które docierają do Twoich klientów – obecnych i przyszłych. Magazyny branżowe są znakomitym celem, bo zwykle dysponują mniejszym składem redakcyjnym. Ich zaletą jest też to, że są skierowane do mniejszych i dokładniej sprofilowanych grup, więc tekst dotrze do czytelników bardziej zainteresowanych Twoim tematem.

Pomyśl o kilku tematach, zbadaj rynek wydawniczy i wyślij teksty do wybranych redakcji. Kiedy zdobędziesz więcej doświadczenia, może doczekasz się stałej rubryki. Gazety lub czasopisma ciepło przyjmują propozycje artykułów poradniczych. Eksperci często otrzymują oferty regularnego pisania w gazetach lokalnych i magazynach fachowych.

Quiz: Idealna informacja prasowa

Idealna informacja prasowa nie istnieje. Ale quiz o takiej informacji? Dlaczego nie? :-)

Sprawdź skuteczność swoich informacji prasowych odpowiadając na 10 pytań naszego quizu.

1. Kiedy popełnisz błąd w informacji prasowej, możesz go naprawić:

A. wysyłając kolejną informację prasową, w której skorygujesz pomyłkę.

B. skupiając się w kolejnej informacji na pozytywnym temacie i odnosząc się z taktem i humorem do poprzedniej pomyłki.

C. wyrzucając z pracy osobę odpowiedzialną za pomyłkę i zatrudniając zewnętrznego eksperta PR.

D. Nie ma możliwości naprawy pomyłki – musisz z tym żyć do końca swoich dni.

2. Prawda czy fałsz? Słowa "ja" i "my" nigdy nie powinny pojawić się w informacji prasowej, z wyjątkiem cytatu.

3. Umieszczenie w informacji słowa "EMBARGO" i podanie konkretnej daty publikacji:

A. prawnie uniemożliwia dziennikarzowi upublicznienie informacji przed zastrzeżoną datą.

B. zachęca dziennikarzy do publikacji informacji przed konkurencją.

C. sugeruje, że nie jesteś zainteresowany udzielaniem jakichkolwiek informacji przed podaną datą i skłania dziennikarza do skasowania informacji.

D. Żadna z tych odpowiedzi.

Jak znaleźć w firmie ciekawe tematy dla mediów

Aktualne, ważne i oryginalne tematy to podstawa każdego programu public relations.

Łatwo powiedzieć, że ciekawe tematy o firmie są znakomitym kąskiem dla mediów – trudniej je znaleźć.

W poszukiwaniu atrakcyjnych tematów trzeba przypomnieć sobie nasze ulubione bajki i historie z dzieciństwa oraz pytania jakie zadawaliśmy słuchając tych opowieści.

Oto lista 27 pytań, które pomogą opracować ciekawe propozycje dla mediów:

FIRMA

1. Jak powstała firma? Możesz zacząć tak: "Dawno, dawno temu, za górami, za lasami" :-)

2. Jakie kłopoty firma musiała pokonać – albo na samym początku albo w jakimś krytycznym momencie?

3. Jak wygląda typowy dzień w Twojej firmie?

Piramida oczekiwań wobec informacji prasowej

Dziennikarskie newsroomy codziennie otrzymują informacje prasowe, które nie mają nic wspólnego z prawdziwymi wiadomościami.

Dlaczego tylko kilka tematów i propozycji trafia do druku, a pozostałe lądują w koszu lub folderze na śmieci?

Odpowiedzi należy szukać w starej dziennikarskiej metodzie pisania informacji, tzw. "odwróconej piramidzie". W pierwszym akapicie podaj wszystkie najważniejsze fakty. Potem liczby, przykłady i cytaty. Na koniec dane o swojej firmie.

Zanim napiszesz pierwsze zdanie informacji prasowej, odpowiedz na 6 pytań:

1. KTO zainteresuje się moją informacją? Jeśli znasz odpowiedź, wykorzystaj to w tytule. Uwaga: Członkowie rodziny i pracownicy się nie liczą.

2. CO sprawi, że moja propozycja przyćmi pozostałe 365 informacji, które trafiły dziś na biurko lub do komputera dziennikarza lub blogera? Uwaga: Produkujesz lody, które nie rozpuszczają się na słońcu? Jesteś producentem butów, które nigdy się nie brudzą? Zbudowałeś komputer, którego baterie ładują się po każdym uderzeniu w klawiaturę? Napisz o tym.

Po co mi informacja prasowa?

Pisanie skutecznych informacji prasowych adresowanych do jasno zdefiniowanych odbiorców jest jedną z najważniejszych umiejętności liderów, prezesów, szefów, pracowników marketingu i praktyków public relations.

Oto 10 powodów dlaczego warto napisać i wysłać informację prasową:

1. TEMAT. Proces wyszukiwania i selekcji interesujących tematów i pisanie ciekawych informacji ułatwia ustalenie priorytetów i silnych stron firmy. Ta prosta czynność jest pewną odskocznią od codziennych obowiązków i sprzyja refleksji nad przyszłością. Daje inspirację do pracy "nad firmą", zamiast "w firmie".

Informacje prasowe małej firmy

Informacje prasowe są podstawowym instrumentem komunikacji dla dużych firm. Media zazwyczaj ignorują informacje wysyłane przez małe i nieznane firmy.

Dlatego dobrze raz w kwartale wysyłać informację przypominającą treścią i formatem komunikat przygotowywany przez spółki publiczne. Nie musi dotyczyć finansów.

Chodzi o poinformowanie mediów o tym, co ciekawego wydarzyło się w firmie: podpisaliśmy takie kontrakty, sprzedaliśmy tyle produktów, zdobyliśmy takie certyfikaty, itp.

Nowa i mała firma powinna w pierwszej kolejności zbadać kto pisze o jej konkurencji. To najprostsza metoda. Public relations polega w 90% na badaniu i analizie. Wiele osób o tym zapomina.

Media zazwyczaj wolą wykorzystywać komentarze ważnych osób i dużych organizacji, na przykład Główny Analityk Banku X. Dlatego małe firmy muszą wykazać więcej kreatywności, aby zostać zauważone i zdobyć zaufanie. Jak to zrobić?