5 pytań agencji PR przed decyzją o odpowiedzi na zapytanie ofertowe

Może to dziwne, ale rzadko odpowiadamy na zapytania ofertowe. Dlaczego? Bo większość zapytań jest pozorna – decyzja o wyborze agencji PR została już podjęta. Zapytanie ofertowe jest tylko formalnością wynikającą z wewnętrznych procedur w firmie lub przepisów prawa.

Oto 5 pytań sprawdzających czy warto odpowiedzieć na zapytanie ofertowe:

1. Jaki jest budżet na PR?

Wiele firm nie chce ujawnić swojego budżetu i oczekuje podania kosztów projektu PR przez oferenta. Każdy budżet jest ograniczony (nie mówię za mały) i ofertę trzeba dopasować do budżetu a nie na odwrót.

Jeśli nasza oferta będzie poniżej budżetu, ryzykujemy działania dające krótkoterminowe efekty, ale bez dłuższej strategii. Jedynym rozwiązaniem jest przedstawienie kilku ofert z różnymi budżetami – a to zabiera dużo więcej czasu.

2. Jakie są cele PR? Jaki mają związek ze strategią biznesową?

Zazwyczaj otrzymujemy zapytania ofertowe bez informacji o pozycji firmy na rynku i jej celach. Mamy tylko listę wybranych zadań z prośbą o wycenę.

Jesteśmy konsultantami PR. To my wybieramy strategię i taktykę działania po poznaniu celów biznesowych. Zapytanie ofertowe bez opisu celów pokazuje, że firma nie wie co robi agencja PR.

Kryzys jest zagrożeniem czy okazją?

Nie znam lepszego testu dla reputacji firmy, instytucji lub organizacji od tego jak się zachowuje w sytuacji kryzysowej. Rozwiązuje problem czy udaje, że go nie ma? Myśli o innych czy tylko o sobie? Wie co mówi czy mówi co wie?

Nie każdy kryzys kończy się bankructwem i zawałem serca. Nie każdy trafia na pierwsze strony gazet i czołówki programów informacyjnych. Nie każdy rujnuje reputację firmy, instytucji czy organizacji.

Kryzys jest zagrożeniem czy okazją? Zagrożeniem dla wizerunku, reputacji i pozycji firmy czy okazją do wzmocnienia jej wizerunku, reputacji i pozycji na rynku?

Wiem, że to pytanie może brzmieć dziwnie dla tych, którzy z zewnątrz obserwują to, co się dzieje w firmie w sytuacji kryzysowej (Boże, jak oni z tego wybrną?). Mogę jednak zapewnić, że w każdej strategii kryzysowej jest okazja do wykazania się hartem ducha, determinacją w rozwiązaniu problemu i wolą zmiany na lepsze.

Dobrze zarządzany kryzys stwarza sześć pozytywnych okazji:

1. Kryzys jest okazją do pokazania jak bardzo troszczysz się o swoich klientów.

Kluczem do sukcesu jest styl komunikacji. Klienci muszą wiedzieć, że nie lekceważysz problemu i masz konkretny plan działania. Otwarta komunikacja zwiększa zaufanie i zmniejsza liczbę szkodliwych plotek i pogłosek.

Nie bój się szybko przyznać do ewidentnego błędu i przeprosić wszystkich poszkodowanych. Autentyczna troska, naturalna empatia i szczere współczucie zmniejszają falę krytyki i zwiększają lojalność klientów.