Kto pierwszy, ten... może poczekać

Co robić kiedy nagle znajdziesz się w centrum kryzysu i jesteś bombardowany telefonami z redakcji prasowych, telewizyjnych i radiowych?

Polityka *kto_pierwszy_ten_lepszy* sprawdza się w barach szybkiej obsługi, ale jest nie do przyjęcia w zarządzaniu komunikacją kryzysową.

Niestety, wiele firm zgadza się na udzielanie wywiadów w takiej kolejności w jakiej zgłaszają się kolejni dziennikarze PRZED przygotowaniem i wysłaniem pierwszego przekazu dla mediów.

W efekcie to dziennikarze decydują co jest najważniejsze i wybierają z każdego wywiadu najsmaczniejsze fragmenty. Co więcej, najbardziej wpływowe media czują się pomijane, bo muszą stać w kolejce jak mniejsze redakcje.

Pierwszy komunikat

Pierwszy komunikat nie musi być długi. Nie musi wyjaśniać wszystkich okoliczności eksplozji, wypadku lub katastrofy. Musi natomiast zawierać trzy elementy: 1. troskę o poszkodowanych, 2. podstawowe fakty, 3. opis działań zmierzających do usunięcia skutków.

Nie pozwalaj prawnikom poprawiać w nieskończoność tekst oświadczenia. Taki komunikat powinien być gotowy nie po 24 godzinach, ale po 24 minutach od momentu kiedy dowiedziałeś się o kryzysowym zdarzeniu. W planie kryzysowym masz gotowe szablony, prawda?

Szybka publikacja zwięzłego oświadczenia i przekazanie go mediom tworzy wizerunek wiarygodnego partnera. Co więcej, wszystkie redakcje czują się równo traktowane – nie ma lepszych i gorszych.

Ważne, żeby w komunikacie znalazły się wyłącznie dokładnie sprawdzone fakty. Dobrze jest dodać krótki cytat z wypowiedzi osoby upoważnionej do reprezentowania firmy w mediach (rzecznik prasowy lub szef firmy), w którym przekonująco przedstawi podejmowane działania, troskę i współczucie wobec poszkodowanych.

Szybko, czyli dobrze

Wczesne wysłanie mediom gotowego komunikatu skłoni niektóre redakcje do opublikowania go w całości lub jego zasadniczej części. Tak na przykład zachowują się agencje prasowe, które rutynowo pracują "na krótkim oddechu". Reporterzy mogą oczywiście mieć dodatkowe pytania, ale profil rozmowy będzie ukształtowany przez pierwszy komunikat.

Dobrze zredagowane oświadczenie skieruje uwagę dziennikarzy na punkty, na których Ci zależy (bardzo dobrze) i odwróci uwagę od kwestii drażliwych (jeszcze lepiej).

Pamiętaj, że zawsze możesz przekazywać mediom dodatkowe szczegóły. Nie czekaj aż będziesz wiedział wszystko, bo taki moment nigdy nie nastąpi. Jeśli będziesz zwlekał, media pomyślą, że próbujesz ukryć prawdę i same ruszą na poszukiwanie swojej "prawdy".