5 pomysłów na lepszy wewnętrzny PR

O czym myślisz kiedy słyszysz o public relations?

Prawdopodobnie o tym jak firma zarządza swoim wizerunkiem i reputacją. Media społecznościowe, informacje prasowe, publikacje w mediach, wywiady – być może także komunikacja w sytuacji kryzysowej.

Wszystko to wpływa na to jak firma jest postrzegana, co o niej myślą dziennikarze i opinia publiczna. Tak buduje się wizerunek zewnętrzny.

Ale to tylko część prawdy o PR.

Coś o czym często się zapomina to fakt, że w PR wszystko zaczyna się od komunikacji wewnętrznej. Działania PR nie mogą koncentrować się na zewnętrznych interesariuszach. Skuteczne PR umiejętnie buduje i łączy wizerunek wewnętrzny z zewnętrznym.

Trudno wyobrazić sobie skuteczną (czyli wiarygodną) komunikację bez pracowników. To właśnie oni są najbardziej wpływowymi ambasadorami firmowej marki. Bez ich akceptacji i aktywnego wsparcia nie uda się zbudować mocnej marki i pozytywnej reputacji.

Sprawdź czy jesteś dobrym słuchaczem

Słyszysz te dźwięki?

Górski wodospad na skraju lasu. Szelest igliwia pod stopami. Trzepot skrzydeł ptaka lecącego ku dolinie. Nagle ktoś włączył piłę tarczową...

Gdzie jesteśmy? Na spotkaniu biznesowym.

Wszystkie te dźwięki można usłyszeć na każdym zebraniu. Szum wodospadu to dynamiczny autor ciekawego projektu, szelest igliwia to życzliwy praktyk PR, trzepot skrzydeł to inteligentny i cichy praktykant, piła tarczowa to przemądrzały cynik.

Problem w komunikacji wewnętrznej w firmie polega na tym, że wszyscy chcą mówić i nikt nie ma czasu słuchać. Na zebraniach pracownicy popisują się elokwencją – więc mówią, mówią i mówią... Kiedy nie mówią, czekają aż znów będą mogli coś powiedzieć.

Sun Tzu o komunikacji z pracownikami

Byłbym niesprawiedliwy gdybym powiedział, że w firmach nikt nie myśli o komunikacji wewnętrznej. Kłopot w tym, że mało kto traktuje komunikację z pracownikami poważnie.

Przez ostatnie 10 lat prowadziłem wiele programów public relations, ale zaledwie kilka dotyczyło komunikacji wewnętrznej. Oczywiście było wiele dyskusji, prezentacji i narad, ale kiedy dochodziliśmy do momentu ostatecznej decyzji ("Kiedy podpisujemy umowę?"), pracownicy najczęściej byli na straconej pozycji.

Dlaczego szefowie firm nie inwestują w programy komunikacji z pracownikami, nawet kiedy namawiają ich do tego wewnętrzne działy public relations lub marketingu? To proste.

Firmy prowadzą kampanie public relations, żeby zwiększyć rozpoznawalność w mediach, wzmocnić swój wizerunek, poprawić pozycję rynkową, itd. Jak widać, wszystkie te działania skupiają się na komunikacji zewnętrznej.

W pracy jak na wojnie

Sun Tzu, filozof i strateg wojenny, znany z profetycznej "Sztuki wojennej" miał dużo do powiedzenia o komunikacji żołnierzami. Jeżeli pracownicy rzeczywiście są najważniejsi (jak to często tylko się mówi), szefowie firm dużych i małych powinni wziąć sobie słowa chińskiego myśliciela głęboko do serca.

10 powodów dlaczego nie lubimy zmian w firmie

Esencją PR jest zmiana – firma przez komunikację chce wpływać na otoczenie i sama jest otwarta na zmianę.

Uświadomienie sobie przyczyn oporu przed zmianami i uwzględnienie tej wiedzy w programie zarządzania zmianami pozwala bardziej skutecznie sobie z nimi radzić.

Nie można przewidzieć wszystkich kłopotów – zawsze będą niespodzianki. Ale aktywne podejście do zarządzania zmianą pozwala zwiększyć jej efektywność, skrócić czas i zredukować koszty.

Oto 10 typowych przyczyn oporu przed zmianą:

1. Zmiana status quo.

Opór przed zmianami bierze się czasem z percepcji zmiany. Na przykład, ludzie, którzy czują, że zmiana pogorszy ich sytuację (prestiż, zarobki, godziny i warunki pracy), niechętnie się na nią godzą. Podobnie, jeśli pracownicy uważają, że zmiana zwiększy przywileje jednego wydziału kosztem innego, reagują na to z (ukrywaną) niechęcią lub złością.

Uwaga! Powiem to tylko dwa razy

Proszę o uwagę, bo powiem to tylko dwa razy...

"Żeby skłonić pracowników do zrobienia czegoś, szefowie muszą poprosić ich co najmniej dwa razy," przeczytałem w majowym numerze Harvard Business Review.

Kierownicy korzystają z różnych narzędzi komunikacji z pracownikami, na przykład e-mail, telefon, intranet, kontakt bezpośredni, żeby powtórzyć i wzmocnić swoje komunikaty. Szefowie, którzy komunikują się za pośrednictwem kilku kanałów osiągają lepsze wyniki i szybciej realizują zadania.

Politycy doskonale zdają sobie z tego sprawę i do znudzenia powtarzają kluczowe przekazy. Eksperci marketingu i public relations także.

Dlaczego jest to potrzebne? Bo ludzie mają kontakt z wieloma informacjami (także poleceniami) i większą liczbą kanałów komunikacji.

Audyt pierwszego kontaktu

To nie był długi weekend. To nie był dzień świąteczny. 10:05. Dzwoniłem do znanej kancelarii adwokackiej. Czekałem na odebranie połączenia.

Czekając zdążyłem rzucić okiem na tytuły z pierwszych stron gazet. Podpisałem trzy dokumenty. W końcu moja cierpliwość została nagrodzona. W słuchawce usłyszałem głos telefonistki: "... No i powiedziałam mu, żeby się nie wtrącał. Nie, nie przed czwartkiem. Mój stary idzie do szpitala..."

Poczułem się nieswojo. Nieładnie podsłuchiwać cudze rozmowy.

Niekoniecznie...

"Mężczyźni... wszyscy tacy sami. Dzień dobry. W czym mogę pomóc?"

Jestem pewny, że też kiedyś doświadczyłeś podobnego "powitania". Telefonistka odbiera telefon nie kończąc poprzedniej rozmowy. Recepcjonistka, która przy Tobie kończy opowieść koleżance o udanych zakupach i *super_hiper_przystojnym* kelnerze. Sprzedawca na stacji benzynowej, który zamiast obsługiwać klientów czekających w kolejce szuka czegoś przez kilka minut pod ladą.

Ile jest słoni w Twojej organizacji?

Organizowałeś zebranie, na które kierownictwo firmy zaprosiło wszystkich pracowników? Czy ktoś mówił otwarcie i bezpośrednio o wielkim, przykrym i trudnym problemie?

Raczej mało prawdopodobne, prawda?

Wielkie jak słonie, niewygodne, nieprzyjemne i nierozwiązane problemy, o których myślą wszyscy pracownicy, ale nikt nie ma odwagi głośno i otwarcie mówić, a kierownictwo organizacji wierzy, że znikną same, nie są ulubionymi tematami takich spotkań.

Każda organizacja ma problemy, o których nikt nie chce mówić. Byłbyś jednak zdziwiony, gdybyś dowiedział się jak wiele problemów jest wspólnych.

Opowieść o dziurawym wiadrze

Nosiciel wody w Chinach miał dwa duże wiadra – każde wisiało na końcu długiego drąga, który nosił na barkach.

Jedno wiadro było dziurawe, drugie idealne, nigdy nie uroniło ani kropli. Pod koniec drogi od strumienia do domu, przeciekające wiadro było wypełnione wodą tylko do połowy.

Przez dwa lata nosiciel przynosił do domu – zamiast dwóch – tylko półtora wiadra wody.

Idealne wiadro było dumne ze swoich osiągnięć i perfekcyjnej precyzji. Dziurawe wiadro nabawiło się w tym czasie kompleksu niższości i wstydziło się swej ułomności.

Pod dwóch latach życia w niesławie dziurawe wiadro odważyło się przemówić nad strumieniem do nosiciela wody: "Jest mi ogromnie przykro, że tyle wody ze mnie wycieka zanim dotrzesz do domu. Ogromnie przepraszam."

Dwie mrówki, czyli o pracowniku trochę inaczej

Ratunku! Szef powiedział, że muszę "ożywić" nasz firmowy biuletyn. Chodzi o krótkie biogramy pokazujące sylwetki przedstawicieli handlowych.

Rozumiem, że to "ożywienie" dotyczy żywych ludzi, którzy naprawdę chcą czytać ten biuletyn :-)

Oto 25 propozycji:

1. Niektórzy ludzie noszą koszulki z dziwnymi napisami. Na przykład: "Pracowity jak dwie mrówki". Jaki napis chciałbyś mieć na swoim T-shircie? "Wolałbym być..."

2. Kiedy chodziłeś do szkoły podstawowej, nauczyciele uważali, że masz największy talent do...

3. Gdybyś mógł zjeść obiad z dowolnie wybraną osobą, kogo byś zaprosił do stołu? Dlaczego?

4. Gdybyś mógł być zwierzęciem, kim chciałbyś być? Dlaczego?

5.Co lubisz robić kiedy pada deszcz?

Komunikacja w rozproszonej firmie

Twoja firma dynamicznie się rozwija – masz coraz więcej partnerów handlowych. Odczuwasz jednak kłopoty ze skuteczną wymianą informacji z kontrahentami. Jak ją poprawić?

Elastyczny czas pracy, praca w domu, praca u klienta, praca na zmiany. Wszystkie te trendy zwiększają elastyczność, innowacyjność i wydajność organizacji, ale burzą stare kanały informacji. Coś tak oczywistego jak zebranie wszystkich pracowników może okazać się niemożliwe do przeprowadzenia.

Spłaszczone struktury zwiększyły niezależność i odpowiedzialność pracowników i sprawiły, że szybki przepływ informacji stał się niezbędny do podejmowania właściwych decyzji. Co zrobić, żeby umożliwić ludziom efektywne wykonywanie swoich zadań w różnych miejscach i o różnych porach dnia i nocy?

Może warto wypróbować metodę 5-15? W skrócie polega ona na pisaniu raz w tygodniu krótkich raportów.

5-15? Pisanie zajmuje nie więcej niż 15 minut, a czytanie maksimum 5 minut.