Elastyczny czas pracy, praca w domu, praca u klienta, praca na zmiany. Wszystkie te trendy zwiększają elastyczność, innowacyjność i wydajność organizacji, ale burzą stare kanały informacji. Coś tak oczywistego jak zebranie wszystkich pracowników może okazać się niemożliwe do przeprowadzenia.
Spłaszczone struktury zwiększyły niezależność i odpowiedzialność pracowników i sprawiły, że szybki przepływ informacji stał się niezbędny do podejmowania właściwych decyzji. Co zrobić, żeby umożliwić ludziom efektywne wykonywanie swoich zadań w różnych miejscach i o różnych porach dnia i nocy?
Może warto wypróbować metodę 5-15? W skrócie polega ona na pisaniu raz w tygodniu krótkich raportów.
5-15? Pisanie zajmuje nie więcej niż 15 minut, a czytanie maksimum 5 minut.
Raport składa się z trzech części:
1. krótki opis tego, co pracownik robił w ciągu tygodnia,
2. zwięzły i szczery opis morale pracownika i jego otoczenia,
3. jeden pomysł na poprawienie jego pracy, wydziału lub firmy.
Raporty są przygotowywane raz w tygodniu przez pracowników zatrudnionych na pełnym etacie i raz w miesiącu przez zewnętrznych konsultantów i osoby pracujące w niepełnym wymiarze godzin. Gotowe są w poniedziałki do południa. Otrzymuje je każdy członek zarządu. Można je też rozsyłać do najważniejszych partnerów handlowych i specjalnych klientów w ramach podtrzymania roboczych kontaktów.
Te krótkie raporty dokumentują postęp prac, nowe oferty i propozycje, udane zebrania, trudne problemy, ciekawe projekty, itp. Są forum do pochwalenia się, poproszenia o pomoc, sugerowania rozwiązań, pokazania irytacji i przekazania informacji, które zainteresują szerokie grono. Najciekawsze informacje stymulują pracowników do dalszej dyskusji.
Bardzo istotną częścią tych raportów są informacje o sprawach osobistych takich jak dzieci, urodziny, śluby, awanse, urlopy, itp. Ponieważ raporty sporządzane są każdego tygodnia i każdy je czyta, są czynnikiem scalającym grupę i dającym jej poczucie wspólnoty.
Raporty stanowią zarazem medium utrzymania kontaktu na osobistym poziomie. Informacje, które normalnie są przekazywane w stołówce lub przy maszynie do parzenia kawy często gubią się kiedy ludzie nie pozostają w stałym kontakcie. W rozproszonych organizacjach gubienie kontaktu prowadzi do izolacji i braku poczucia jedności z firmą.
Pośrednim rezultatem stosowania tych raportów jest demokratyzacja informacji. Ponieważ raporty docierają do wszystkich pracowników, każdy ma równy dostęp do informacji. Baza wiedzy tworzona i dzielona jest przez wszystkich zatrudnionych. Ta wiedza pomaga organizować priorytety działań i podejmować lepsze decyzje. Nikt nie czuje się wyobcowany, towarzysko i organizacyjnie.
Większe organizacje ze względu na poufność niektórych informacji nie będą chciały wysyłać raportów do wszystkich pracowników. Trzeba jednak podkreślić, że takie rozwiązanie komunikacyjne tworzy mocne więzi pomiędzy pracownikami i może być wykorzystane przez każdą grupę, która ma kłopoty z poczuciem jedności i działania dla wspólnego celu oraz szybkim przepływem informacji.
Jeśli chcesz poprawić jakość komunikacji wewnętrznej w swojej firmie, instytucji lub organizacji, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 543 24 25.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz