Jak przygotować konferencję prasową

Na warsztatach kryzysowych często jestem pytany jak zorganizować konferencję prasową. Każdy rzecznik prasowy prowadził kiedyś konferencję prasową – nie każdy w sytuacji kryzysowej.

Widok wielu kamer, mikrofonów, reflektorów i reporterów może deprymować. Jeśli pokażesz, że się boisz, media od razu to wyczują – nie tylko Cię zaatakują, ale także rozszarpią.

Pomyślałem więc, żeby przekazać kilka praktycznych porad jak przygotować i poprowadzić konferencję prasową po kryzysowym zdarzeniu:

1. Czas

Dzięki mediom społecznościowym i portalom internetowym każda informacja może dotrzeć do opinii publicznej natychmiast po jej publikacji, ale zorganizowanie konferencji prasowej rano (na przykład o 10:00) zwiększa zainteresowanie mediów i pozwala wpłynąć na to, o czym będą mówiły przez cały dzień.

2. Miejsce

W przypadku kryzysu (wypadek, katastrofa lub skandal) media chcą być jak najbliżej miejsca zdarzenia. Jeśli spróbujesz zorganizować konferencję w hotelu lub swojej siedzibie daleko od tego miejsca, dziennikarze mogą po prostu nie przyjść.

3. Rejestracja

Przygotuj listę obecności i zadbaj o to, żeby każdy reporter przy wejściu podał imię i nazwisko, nazwę redakcji i dane kontaktowe (telefon i e-mail).

4. Długość

W sytuacji kryzysowej powiedz na początku ile masz czasu dla dziennikarzy. Osoba prowadząca konferencję (na przykład rzecznik prasowy) powinna obserwować upływ czasu i na kilka minut przez końcem uprzedzić reporterów: "Mamy jeszcze czas na dwa pytania."

5. Prowadzący konferencję

Osoba prowadząca konferencję musi być asertywna i zdecydowana – to ona udziela głosu reporterom i dba o jej sprawny przebieg. Jeśli stoi na scenie, powinna znajdować się pomiędzy dziennikarzami i przedstawicielami firmy. Taka fizyczna bariera pomaga skracać wymiany zdań na niewygodne tematy i przechodzić płynnie do kolejnych punktów konferencji.

6. Wejście i wyjście

Osoby, które będą odpowiadać na pytania reporterów powinny wejść do sali i wyjść drzwiami niedostępnymi dla mediów. Dziennikarze często nie zadają swoich najlepszych pytań w czasie głównej sesji, bo nie chcą, żeby je poznała konkurencja. Liczą na to, że uda się je zadać indywidualnie przy wyjściu. Zdarza się, że ekipy telewizyjne blokują drzwi, żeby zadać dodatkowe pytania. Hałas i zamieszanie nie robią dobrego wrażenia!

7. Nazwiska i stanowiska

Umieść na stole duże wizytówki z nazwiskami i stanowiskami uczestników konferencji – dobrze widziane z dużej odległości.

8. Indywidualne wywiady po konferencji

Zdecyduj czy i które redakcje mogą liczyć po konferencji na indywidualne wywiady i powiedz o tym na początku.

9. Informacje prasowe i materiały dodatkowe

Przed konferencją rozdaj dziennikarzom materiały z głównymi faktami, danymi statystycznymi i ogólnymi informacjami o firmie. Dzięki temu nie będziesz musiał dużo o tym mówić na konferencji i zmniejszy się liczba nieścisłości i błędów w reporterskich relacjach.

10. Kontrola mowy ciała

Pamiętaj, że od chwili wejścia do sali wszystko może być nagrane przez media – także przed oficjalnym rozpoczęciem konferencji i po jej zakończeniu. Nerwowe uśmiechy, drapanie się po głowie, przewracanie oczami na pewno ucieszą fotoreporterów, ale nie budują dobrego wizerunku.

Konkluzja

Pamiętaj, że Twoim głównym celem na konferencji prasowej jest przekazanie tego, co chcesz powiedzieć, a celem reporterów jest zdobycie ciekawych informacji.

Każdy kontakt z mediami jest obarczony pewnym ryzykiem. Jeśli jednak postąpisz zgodnie z tymi poradami i rzecznik prasowy oraz osoby odpowiadające na pytania dziennikarzy przeszły szkolenie medialne, nie powinno być przykrych niespodzianek.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu konferencji prasowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 543 24 25.