Polityka medialna

Kiedy na szkoleniach medialnych pytam: "Państwo oczywiście mają w firmie politykę medialną, nieprawdaż?" czasem widzę na twarzach lekkie zakłopotanie. Jeszcze jedna procedura? Dla kogo? Po co? O co chodzi?

Polityka medialna to dokument, który opisuje i reguluje kontakty i komunikację pracowników firmy z mediami. Im większa firma, tym ta polityka powinna być bardziej szczegółowa.

Zasady komunikacji z mediami są proste, ale stosowanie ich w sytuacji kryzysowej może okazać się trudne, szczególnie kiedy czujemy, że nad firmą gromadzą się czarne chmury i grozi jej utrata dobrego imienia. Na przykład, zasada otwartości i uczciwości może wiązać się z obowiązkiem przyznania się do błędu. Nikt tego nie lubi, ale w przypadku oczywistej pomyłki to jedyny sposób odzyskania zaufania i odbudowy reputacji.

Zacznijmy od kilku pytań pomocniczych:

1. Czy osoby, które odbierają telefony w Twojej firmie wiedzą co zrobić, kiedy zgłosi się dziennikarz z prośbą o informację lub komentarz?

2. Czy firma upoważniła więcej niż jedną osobę do kontaktów z mediami? Czy każdy w firmie – od prezesa do dozorcy – wie kim są te osoby i jak można się z nimi szybko skontaktować?

3. Czy firma określa w swojej polityce medialnej w jakim czasie należy oddzwaniać do dziennikarzy? Czy w ogóle ktoś w firmie oddzwania?

Kiedy opracowuję polityki medialne dla organizacji zazwyczaj radzę:

1. Na wszystkie telefony od dziennikarzy należy odpowiadać w ciągu kwadransa; nawet jeśli firma nie ma nic do powiedzenia lub zaproponowania.

2. Każdy w organizacji wie kto jest głównym rzecznikiem prasowym i kto go zastępuje w czasie nieobecności.

3. Recepcjoniści nie powinni ograniczać się do pozostawienia pisemnej informacji o telefonie na półce z codzienną prasą. Muszą odnaleźć rzecznika osobiście.

4. Każdy pracownik organizacji wie, co jest informacją poufną i tajną, o czym nie wolno mu rozmawiać z mediami i dlaczego.

Oto przykład tak sformułowanej polityki medialnej:

                                          PRZYKŁADOWA POLITYKA MEDIALNA

1. Uznajemy, że nasi klienci, udziałowcy, dostawcy, sąsiedzi są żywo zainteresowani naszą działalnością – mają do tego pełne prawo. Uznajemy także, że media pełnią ważną rolę w społeczeństwie. Dlatego XYZ S.A. podejmie wszelkie starania w celu rozpowszechniania informacji o naszej organizacji i o tym, co robimy. W kontaktach z mediami dbamy o rzeczowość, dokładność i aktualność wszystkich informacji i komentarzy.

2. Jednocześnie zastrzegamy sobie prawo do nieujawniania informacji poufnych i tajnych, których publikacja osłabi naszą pozycję na rynku wobec konkurencji, lub wiąże się z naruszeniem norm prawnych i/lub etycznych.

3. Popieramy kontakty pracowników z mediami pod warunkiem, że nie szkodzą im samym, ich współpracownikom, rodzinom, organizacji i pozostałym interesariuszom.

4. Polityka medialna XYZ S.A. zobowiązuje pracowników, z którymi kontaktują się media do poinformowania o tym rzecznika prasowego, który musi być obecny w czasie wywiadu. Pracownicy udzielający wywiadu nie powinni spekulować, snuć domysłów lub prezentować osobistych uwag. Pracownik powinien wypowiadać się tylko na tematy związane z jego obowiązkami. Jeśli pracownik uzna, że pytania wykraczają poza zakres jego obowiązków lub kompetencje, powinien poinformować o tym rzecznika prasowego, który skontaktuje dziennikarza z kompetentną osobą.

5. Wszystkie informacje prasowe przed wysyłką do mediów muszą być aprobowane przez zarząd i dział prawny. Wysyłką informacji zajmuje się rzecznik prasowy.

Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu polityki medialnej swojej organizacji lub masz pytanie o komunikacji z mediami, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 543 24 25.