Najtrudniejsze pytanie jakie zadają nam nowi klienci dotyczy tego ile będzie ich kosztować PR. Jak na nie odpowiedzieć w pierwszej rozmowie – często przez telefon – kiedy klient nie ma wątpliwości, że potrzebuje PR, ale nie wie czy go na to stać?
Każda firma, każda kampania, każda potrzeba jest inna – inny jest czas wykonania zadania, inny rodzaj efektu i inny punkt startowy. Wszystko to wpływa na to ile potrzeba czasu, pieniędzy i środków.
Nie ma problemu z wycenieniem typowych materiałów, jak informacja prasowa, artykuł czy studium przypadku. Trudno jednak wycenić koszt premiery produktu, kampanii społecznej lub zmiany wizerunku marki bez opracowania planu działania – to wymaga czasu i wykonana praca jest doliczana do kosztu całego projektu.
Do tego momentu rozmowa dotyczy uzgodnienia celów, wyboru metod i intensywności działania, doboru dodatkowych partnerów, sposobu pomiaru efektów i – przede wszystkim – znalezienia równowagi pomiędzy tym, co chcemy osiągnąć i ile to będzie kosztować. Tego nie można zrobić w pierwszych pięciu minutach rozmowy!
Chętnie pomagamy klientom wybrać rozsądny budżet na PR.
Jak przygotować budżet public relations?
1. Zastanów się ile i jakiego rodzaju pomocy będziesz potrzebować każdego miesiąca.
Tylko największe marki potrzebują pełnego zakresu usług PR. Agencja opracuje ofertę w oparciu o czas niezbędny do realizacji zadania – liczba godzin na kontakty z mediami, pomoc innych pracowników, doradztwo strategiczne kierownictwa agencji PR.
2. Wybierz czas i poziom działania.
Absolutne minimum dla małych i średnich firm to 24 godziny miesięcznie (co najmniej godzina dziennie). Skuteczna kampania PR wymaga dwukrotnie większej liczby godzin (50 godzin miesięcznie) – 2-3 godziny pracy dla klienta każdego dnia. Zwykle jest to kombinacja różnych działań – im większa możliwość manewru, tym więcej zadań można prowadzić.
Jest to bardzo ogólny szacunek – im większa firma, kampania lub zadanie, tym większy budżet. Bywa także, że im lepsze pomysły, tym mniejszy budżet!
3. Poznaj styl pracy agencji.
W agencji obsługującej wielu klientów pracuje się zespołowo. Pewne działania są wykonywane samodzielnie, inne w grupie – to trzeba uzgodnić i zaplanować. Dużo zależy od tego, co dzieje się danego dnia w mediach.
Jak to odnosi się do honorarium? To zależy od agencji.
Jeśli znasz średnią stawkę za godzinę pracy agencji, możesz policzyć ile czasu możesz zamówić i jakie działania Cię interesują. Możesz też podać podstawowy (stały) budżet i drugi na dodatkowe (zmienne) zlecenia – to też jest dobry pomysł. Powiedz agencji jak często i w jakiej formie oczekujesz raportów z postępów.
Agencje PR nie powinny marnować czasu i Twoich pieniędzy na dokumentowanie minuta po minucie tego, co dla Ciebie robią. Jeśli widzisz efekty, po co dokumentacja ile czasu ktoś potrzebował, żeby je osiągnąć?
4. Pomyśl na jakich działaniach Ci zależy – i nie skupiaj się tylko na mediach.
PR osiąga najlepsze wyniki kiedy łączy klasyczne media z innymi formami komunikacji. Nie tylko informacje prasowe i artykuły dla prasy, ale także kampanie w mediach społecznościowych i projekty społeczne zwiększają rozpoznawalność firmy, wzmacniają markę i ułatwiają komunikację z konsumentami.
Wybierz to, co jest absolutnie niezbędne i powiedz agencji PR co – Twoim zdaniem – byłoby "miłym urozmaiceniem".
5. Pamiętaj o kosztach dodatkowych – zawsze będą drobne "finansowe niespodzianki".
Zarezerwuj pieniądze na poczęstunek dla dziennikarzy, odpłatną dystrybucję informacji dla prasy, monitoring mediów (w tym prawa autorskie), prenumeratę czasopism, itp. Koszty dodatkowe nie powinny przekroczyć 15% budżetu.
Czy konsultant PR będzie tańszy?
Często pojawia się też inne pytanie: czy mogę zyskać więcej za te same pieniądze (lub wydać mniej) zatrudniając zamiast agencji PR zewnętrznego konsultanta? To zależy.
Konsultanci PR są elastyczni, średnio niżej wyceniają godzinę pracy, czasem mają rewelacyjne kwalifikacje w swej niszowej specjalności i dobre kontakty z fachowymi mediami.
Z drugiej strony, nie mają dostępu do wszystkich mediów i baz danych, nie znają wielu dziennikarzy i rzadko potrafią znaleźć się w zespole pracującym nad większym projektem.
Zewnętrzny konsultant PR jest idealny dla początkującej firmy, ale – moim zdaniem – rozwojowa firma będzie szybko potrzebować większej gamy usług, czyli powinna skierować kroki do agencji PR.
Jak planujesz swój budżet PR? Napisz o tym w komentarzu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz